Thư ngỏ của Trưởng Ban quản trị Làng Sen - Đỗ Xuân Văn

Kính gửi: Toàn thể bà con sinh sống tại Làng Sen

Trước tiên, thay mặt Ban quản trị Làng Sen, tôi xin gửi tới toàn thể bà con sinh sống trong Làng Sen lời chào, lời cảm ơn chân thành nhất về sự hỗ trợ và hợp tác trong suốt thời gian qua .

Thưa bà con Làng Sen, 

Kể từ ngày Làng Sen đi vào hoạt động, tôi được bà con tín nhiệm bầu làm Trưởng Ban quản trị Làng Sen. Đây là công việc mới mẻ, là vinh dự nhưng cũng là trách nhiệm rất nặng nề đối với tôi.

Ban quản trị Làng Sen hoạt động dưới hình thức tự quản, với nhiệm vụ chính là bảo vệ quyền lợi hợp pháp của những bà con sinh sống trong làng, kiểm tra đôn đốc bà con thực hiện đúng các quy định của làng và các quy định của pháp luật sở tại về quản lý sử dụng nhà chung cư; tham gia quản lý vận hành, thu kinh phí quản lý vận hành Làng Sen; thu thập, tổng hợp ý kiến của bà con liên quan đến quản lý vận hành; phối hợp với chính quyền địa phương.

Trước tình hình giá gas - điện - nước liên tục tăng cao, nhằm minh bạch tài chính và giúp Ban quản trị chấn chỉnh ngay những tồn tại của làng, từ ngày 24 tháng 11 năm 2016 đến ngày 24 tháng 2 năm 2017, Ban thanh tra Làng Sen đã làm việc và ngày 19/3 có cuộc đối chất đầu tiên với tôi. Thế nhưng ngày 21/3/2017 báo Người Việt Ucraina đăng tải một số thông tin nội bộ mà chưa được bà con thông qua và chưa phản ánh hết nội dung cuộc họp ngày 19/3. Cũng như trước đây, báo Người Việt Ucraina có bài báo "Một số lượng tiền nước nóng khổng lồ mà bà con Làng Sen nộp trong suốt 8 năm qua đã vào túi ai?" với nội dung hoàn toàn sai sự thật nhưng chưa xin lỗi Ban quản trị và bạn đọc. Đấy là lý do tôi viết thư ngỏ nhằm nêu lại các giải thích của tôi trong buổi làm việc đầu tiên với Ban thanh tra.     

Thưa bà con,  

Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm, và một lần nữa, xin khẳng định rằng: Tiền gas - điện - nước tại Làng Sen chi thu theo đồng hồ và giá qui định của nhà nước. Những chi thu này có đầy đủ hóa đơn chứng từ rõ ràng. Tiền nước nóng không thu 2 lần, sử dụng bao nhiêu thì thu bấy nhiêu và không có tham ô. Tiền phí dịch vụ là 280 grivna/mỗi căn hộ vừa đủ chi cho các khoản như: Bảo hành thang máy, cửa ra vào, đổ rác, người quét nhà, thợ điện, thợ nước, bảo vệ, quản lý hộ khẩu...Trong số tiền này đã có lương của Trưởng Ban quản trị , nhưng do lương bảo vệ tăng mà số tiền thu này lại không tăng vì thế lương của Trưởng ban còn lại là "9006 grivna"( tính theo thời điểm đã thu phí dịch vụ ở mức 280 gr / căn hộ.)

Tiền chi phí phát sinh là những khoản chi sửa chữa, thất thoát và bảo dưỡng hoạt động của làng. Chi phí này đều có mỗi tháng và không phải là khoản chi lớn, trong đó việc sửa chữa không có hóa đơn ( vì có những khoản chi không thể có hoá đơn ) mà chỉ có chữ ký của người chi.

Xin cam đoan là tôi và Ban quản trị không hề tư lợi riêng tư, không lợi dụng để bớt xén tiền của bà con thành tiền của riêng mình. Tuy nhiên, trong công tác quản lí và điều hành công việc, do không được đào tạo một cách cơ bản, thế nên, tôi đã điều hành công việc và xử lí công việc chưa được tốt như bà con mong muốn.

Về việc khu nhà 3: Cơi nới phần ban công tầng 10 nhà 3 là nhằm tránh thẩm thấu nước mưa xuống những nhà phía bên dưới. Việc làm này là cần thiết và mang lại lợi ích cho bà con sinh sống tại khu nhà này. Mặc dù cá nhân họ tự bỏ tiền ra sửa chữa, không thu tiền của mọi người sinh sống tại khu nhà 3, nhưng về nguyên tắc, Ban quản trị phải xin ý kiến và thông báo cho toàn thể bà con được biết. Liên quan đến một căn hộ cơi nới đã lắp lò sưởi tại khu vực ban công mà chưa thu tiền trong năm nay là vì, họ tự bỏ tiền của mình ra sửa chữa. Về phần này, tôi xin nhận khuyết điểm và khắc phục bằng cách sẽ truy thu tiền phần diện tích lắp lò sưởi.

Về cách tính nước nóng: Trước đây, cách tính này phù hợp với giá gas lúc bấy giờ nhưng từ tháng 4/2016, do giá gas tăng gấp 2-3 lần, vì thế nếu vẫn giữ nguyên hệ số này là không công bằng, một số hộ gia đình có diện tích nhà ở rộng mà sử dụng ít nước nóng sẽ bị thiệt hơn so với những hộ khác. Về việc này, Ban quản trị sẽ bàn bạc lại với bà con để có cách tính tiền nước nóng phù hợp nhất theo tinh thần chỉ tính theo đồng hồ sử dụng.

Về các chi phí phát sinh: Nhằm chủ động và kịp thời khắc phục những sự cố, Làng Sen cho phép Ban quản trị tự quyết với những phát sinh nhỏ và hỏng hóc đột xuất như cầu thang máy hỏng, cháy máy bơn nước..., còn những sửa chữa hay xây dựng lớn thì phải họp làng xin ý kiến. Chi phí phát sinh này đều có mỗi tháng và không phải là khoản chi lớn, trong đó việc sửa chữa không có hóa đơn mà chỉ có chữ ký của người chi nhưng về mặt nguyên tắc thì đấy cũng là một việc chưa đúng về nguyên tắc tài chính. Chính vì vậy, Làng Sen đã khắc phục và bổ xung thêm một người làm thủ quĩ để chi trả các việc liên quan đến sửa chữa phát sinh.

Gas đun bếp của nhà 3: Thời gian đầu, Ban quản trị cũng đã đi hỏi để kí hợp đồng sử dụng gas giúp bà con nhưng công ty gas thành phố không đồng ý vì nhiều căn hộ đã sửa lại thiết kế. Gần đây, công ty gas có thay đổi về nhân sự và các qui định thông thoáng hơn nên Ban quản trị đã hoàn thành việc giúp các chủ căn hộ khu nhà 3 ký hợp đồng gas bếp trực tiếp với công ty cung cấp gas thành phố và hiện đã mở tài khoản gas bếp cho mỗi căn hộ.

Công việc của nhân viên kế toán: Có thể nói là 3 trong 1. Nghĩa là ngoài nhiệm vụ duy trì và điều hành nghiệp vụ kế toán của Làng Sen theo chế độ kế toán do pháp luật quy định thì kế toán Làng Sen kiêm nhiệm thêm công việc thủ quỹ và thu thập thông tin gas điện nước từ các căn hộ. Đây là nhiệm vụ hết sức nặng nề vì thế khó khăn trong việc tìm nhân viên phù hợp. Hơn thế nữa, kế toán chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của toàn bộ hoá đơn, chứng từ, số liệu đầy đủ ghi trong sổ sách kế toán .

Hoạt động tài chính của Làng Sen theo mô hình phi lợi nhuận. Gas điện nước thu theo giá nhà nước và không được phép thu dư tiền từ những khoản chi duy trì hoạt động của làng. Liên quan đến số liệu tổng thu chi còn số tiền dư từ tháng 5 đến tháng 11/2016 mà Ban thanh tra nêu, kế toán Làng Sen giải thích như sau: Số dư 72778 grivna lần đầu do anh Nghĩa và anh Trí tự tìm ra. Số dư lần 2 là 47908 grivna đã chỉnh sửa sau khi anh Nghĩa và anh Trí đã đối chất với kế toán nhưng chưa kể các khoản mà anh Văn đã tạm ứng. Số tiền dư từ tháng 5 đến tháng 11/2016 là 26648 grivna thực chất là số tiền phải trả lại cho anh Văn vì anh đã tạm ứng trước cho làng để trả tiền gas tạm ứng, các chi phí phát sinh, những căn hộ thanh toán không đúng thời hạn hoặc về phép .

Do nhà tôi thường xuyên bị khám nên một số giấy tờ chúng tôi có để ở nhà anh Alex kế toán nhưng anh ấy bị bệnh rồi mất vì thế giấy tờ bị thất lạc nhưng phần lớn giấy tờ liên quan đến thu chi chúng tôi vẫn còn lưu giữ. Từ tháng 11, chúng tôi đã yêu cầu kế toán lên kế hoạch làm việc cụ thể, chi tiết đến từng mục thu chi, để cho bà con được biết rõ ràng .

Về việc thất thoát nước lạnh: Đây là cả một vấn đề nan giải của làng. Hiện nay tiền thất thoát vẫn tiếp tục được chia đều vào chi phí phát sinh . Trước kia cũng từng xảy ra việc thất thoát nước lạnh nhưng sau khi tìm được nguyên nhân và đã được xử lí .

Gần đây, khi phát hiện lại thất thoát nước lạnh, Ban quản trị có gọi một số bà con uy tín trong làng để cùng đi kiểm tra những điểm nghi ngờ, nhưng do bận công việc hoặc ngại va chạm nên không có ai đi kiểm tra.

Tại cuộc họp làng vào tháng 11/2016, khi đó tôi về Việt Nam, anh Nguyễn Văn Sinh đã thay mặt BQT thông báo cho Ban giám sát và bà con vấn đề này nhưng chưa có biện pháp xử lý và vẫn tiếp tục chia thất thoát này vào khoản phát sinh. Trong kết luận của Tổ thanh tra anh Nghĩa và anh Trí không có nội dung liên quan đến tầng hầm mặc dù đây là nội dung quan trong của Ban thanh tra. Mãi đến chiều ngày 19/3/2017, nghĩa là sau cuộc họp kết luận thanh tra, Ban giám sát và Ban thanh tra mới đi kiểm tra một số điểm có thể gây thất thoát nước. Tại tầng hầm nhà 1, đoàn phát hiện đồng hồ nước lạnh của nhà hàng lắp sau đồng hồ của làng và như thế vấn để thất thoát nước của Làng Sen nó nằm ở đây. Chúng ta cần làm rõ và làm cụ thể.

Thưa toàn thể bà con, 

Bắt tay vào công việc thì mới thấy Ban quản trị Làng Sen gánh vác nhiều trọng trách, vừa đảm bảo mọi hoạt động của làng luôn bình thường, tiện lợi, vừa duy trì mối quan hệ với chính quyền địa phương, trong khi đó chỉ có Trưởng ban là có lương (mức lương hiện nay là 9006 grivna). Việc Trưởng ban quản trị và gia đình đã nhiều lần bị khám nhà và khám xe từ những lý do trong làng, như khám nhà lần 1 và xe để tìm Phan Mạnh Long, khám nhà lần 2 tìm giấy tờ của những người sống bất hợp pháp ở tầng hầm nhà 1, cho thấy Ban quản trị luôn chịu những áp lực lớn, ấy là chưa kể việc nhiều thông tin sai sự thật tung lên mạng với mục đích không tốt. Hơn nữa về thực tế, mỗi thành viên BQT cũng đều bận rộn công việc làm ăn và gia đình mình.

Thành thật mà nói, bản thân tôi không được học hành cơ bản để điều hành công việc, thế nên không thể tránh khỏi thiếu sót vì thiếu kinh nghiệm. Tôi nhận những thiếu sót, tồn tại khi thu chi không đúng nguyên tắc tài chính, và lắng nghe mọi ý kiến đóng góp mang tính xây dựng cho Ban quản trị và riêng cá nhân tôi để Làng Sen ngày càng tốt hơn. 

Tuy nhiên, nếu nói rằng Ban quản trị yếu kém, lạm dụng quyền hạn, coi thường tập thể, cố tình làm sai nguyên tắc, thiếu ý thức trách nhiệm là nhận xét không đúng, vì giá dịch vụ tại Làng Sen thấp hơn các khu vực khác. Đơn cử như, tiền lò sưởi tại Làng Sen thời điểm cao nhất là 22.6/m2, tại Sorsa là 25.54/m2, giá thành sản suất 1m3 nước nóng vào tháng 6 tại Làng Sen là 78.9/m3, tại Sorsa là 78.4/m3 .

Tôi nghĩ rằng, có những thiếu xót mà tự bản thân mình có thể tự điều chỉnh sửa chữa được, có những thứ tồn đọng mà bản thân tôi cho dù là Trưởng Ban quản trị cũng không thể giải quyết được, ví như việc thất thoát nước lạnh, việc tầng hầm khu nhà 1. Đây là sự thật, vì thế chúng ta nên đánh giá khách quan công việc của Ban quản trị, để tạo hứng khởi và niềm tin cho những người tâm huyết muốn tham gia đóng góp xây dựng Làng Sen.

Xin được nói thêm rằng, không đồng ý với một số nội dung kết luận của Tổ thanh tra, trong lúc tranh luận gay gắt tại cuộc họp, tôi bức xúc nói rằng bản thân sẽ không chịu nổi áp lực và giải quyết được các tồn đọng, nếu như không nhìn thẳng vào vấn đề, và không có sự vào cuộc của Ban thanh tra, ban giám sát và các bên có quyền lợi liên quan trong việc giải quyết những việc tồn đọng của làng. Và như thế, tốt nhất là tôi sẽ không tham gia ứng cử vào Ban quản trị mới. Tôi thật sự sẽ rất tiếc nếu phải làm điều ấy vì tôi cũng đã đồng hành trong suốt thời gian qua với bà con, cùng nhau giữ bình yên ngôi làng với biết bao thăng trầm và bà con Làng Sen đã luôn giúp tôi rất nhiều để bảo vệ quyền lợi chính đáng của tôi cùng tất cả bà con. Điều ấy tôi luôn ghi nhận và tôi sẽ làm việc và đồng hành với bà con, cho đến khi nào không còn sự tín nhiệm của bà con đối với tôi .

Xin cảm ơn tất cả bà con sinh sống trong Làng sen đã chú ý lắng nghe lời tự sự của tôi.

                                                                            Trưởng Ban quản trị Làng Sen

                                                                                         Đỗ Xuân Văn